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研修・合宿

担当者必見!失敗しないホテル研修の施設選びと当日までの準備

2018年03月29日

企業研修は、会社だけでなくホテルなど外部施設を使用することにより、参加者がより集中して研修に臨むことができ、今後の会社運営にメリットになることが期待できます。今回は企業研修をホテルで行う場合の選び方や注意点についてお話したいと思います。

集中して研修

【企業研修を行うホテルの選び方】

会議室

〈研修会場について〉

企業研修を行うホテルを探す時には、参加人数に合わせた会場と設備が用意できるかどうかということとホテルまでのアクセスが重要となります。企業研修に対応しているホテルは主にホテルの公式㏋で企業研修に対応しているかを確認することができます。企業研修の会場は、披露宴会場に使われるレセプションホールを研修会場として提供される場合や人数に合わせた会議室が用意されているホテルなど様式も様々です。講師を招いての企業研修の場合には控室となる部屋がある、グループミーティングも取り入れた研修であれば少人数に対応した部屋があるかという点も企業研修を行うホテル選びでは大切です。

次に研修会場内についてですが、研修を行う際のテーブル配置のレイアウトにより収容できる人数も変わってきます。スクール、ロの字型、シアターなど研修内容に合ったレイアウトが準備できる会場を選びましょう。なお研修当日に人数が多少増えても良いくらいのゆとりがある会場を選定されておくほうが、研修に集中ができるのでオススメです。

〈企業研修の日程や内容に合わせたホテル選び〉

企業研修のスタイルも日帰りと宿泊型が考えられます。
宿泊型の場合には、宿泊定員が参加者の人数に対応しているかどうか、参加する社員により和室だけでなく洋室が良い場合もありますので、客室のチェックも忘れてはいけません。また宿泊型研修の場合参加者が集中して研修を受けられるよう敢えて郊外型ホテルの研修を選んだり、リフレッシュもできる静かな環境のホテルを選定したりすることにより企業研修の効率が上がるメリットもあります。

次に研修をする際の備品はどうするかという点も事前に考えておかなければなりません。どのような備品が用意されているかで研修会場へ搬入する備品も変わってきますので、事前の確認が大切です。

〈会場までのアクセスについて〉

企業研修をする場合には利便性の良いホテルで行う場合と先ほど述べたようにリフレッシュもできる郊外型のホテルを利用することもあります。会場となるホテルまでの交通アクセス、車で参加する社員が多い場合には、駐車場の有無や料金の確認もホテル選びの際に忘れてはならないポイントです。

 

【予約をする時のチェックポイント】
研修備品

〈企業研修に使用する会場の料金〉

ホテルで研修をする際には、使用する部屋や人数により大幅な料金差が予想されます。また料金設定も1時間単位の場合から数時間単位や1日単位で借りられるホテルもあります。予約をする時には料金の設定がどのようになっているかを確認することが大切です。また大きな会場での研修は、季節によって他社を重なることも予測されます。当日どのような予約が入っているかなど予約をする時には入念に確認をしておいたほうが良いでしょう。

〈企業研修に使用する備品レンタルができるかどうか〉

企業研修を受け入れているホテルの場合には、スクリーンやホワイトボード、マイクなどの備品レンタルが用意されている施設もありますので、企業研修をするホテルを選ぶ際には事前に確認しておきましょう。1日を通しての研修の場合には、昼食やコーヒーなどを準備してもらえるかということも大切です。食事も幅広い年齢層の場合と若手の場合では好みも違います。どんな食事が用意してもらえるかという点も企業研修をするホテル選びではとても大切なことです。

〈1日を通しての企業研修の場合は食事をどうするか〉

1日を通しての研修や宿泊型研修の場合には食事の内容も大切です。どんな食事を用意してもらえるのかを事前にホテル側へ確認しておきましょう。研修の合間や研修後に親睦会を開催されることもあると思います。親睦会を開催される場合、ビュッフェ方式でもスタンディングかテーブルを用意してもらうのかなど細かな所まで話をしておく必要があります。

 

 

【ホテルの人に確認した方が良いこと】

ホテルで研修

〈会場の追加料金について〉

会場を借りる際の料金だけでなく、研修が長引いた時間の延長料金や利用時間以外の搬入搬出時間についても料金が発生する場合があります。ホテル側へ相談をする時に、延長料金を含めた見積もりを作成してもらう、予算を伝えておくという方法も良いでしょう。
備品などの搬入ある場合は搬入の日程を打ち合わせしておくことも大切です。事前準備で忘れ物が内容にするためには余裕をもって搬入ができるほうが良いですね。

〈Wi-Fi環境が整っているかの確認〉

また企業研修をする際にインターネットを活用される場合には、会場内にWi-Fiなどインターネット環境が整っているかということも大切です。あわせて、パソコンが接続できるコンセントの位置なども確認しておかれることをオススメします。

〈万が一を考えておく〉

なるべくならないほうが良いのですが、急病が出た場合の対応も考えておかれると良いでしょう。利用するホテルから一番近い病院についてリサーチしておくのも大切なことです。

 

 

【リクエストした方が良いとこと】

ホテルマンへ相談

 

はじめて利用するホテルでの研修は、事前に会場を確認させてもらうことが大切です。社員研修に参加する社員の年齢層、女性の比率などにより会場はもちろん会場周辺の設備にも気を配る必要があります。参加する年齢層や人数、研修の内容など必要な事項をリストアップしておき、現地で確認や打ち合わせがホテル側のスタッフと一緒にできるようリクエストしておきましょう。

また企業研修当日には、食事の用意や休憩時のコーヒーなどのサポートについて話しておくことも必要です。ホテルの方に集中して研修が進められるようサポートをお願いしておきましょう。

 

【企業研修当日までの準備スケジュール】

スケジューリング

 

企業研修の日程は、1年を通してより参加者が参加しやすい時期を選ぶことが大切です。企業研修をするホテルのアクセスマップ、宿泊で研修をする場合には部屋割表の準備も必要です。また研修の内容により、グループワークをされる場合にはメンバー表の作成なども必要になってきます。参加する社員はもちろん、研修を担当する社員も研修先のホテルの選定から準備、研修内容の流れを組み立てるなど事前準備の期間が必要です。ゆとりを持ったスケジュールを考えておくようにしましょう。

また企業研修で必要な備品について会社、ホテルで準備できないものはレンタル業者を利用することになります。こちらの打ち合わせや搬入や予算についてもしっかり下準備をしておきましょう。

 

ゆとりを持って企業研修プランに取りくもう

ホテルで企業研修

ホテルで企業研修をする際の会場の選び方から確認すること、注意したいことについてお話しましたが、いかがだったでしょうか。
多忙な業務があるとは思いますが、リフレッシュを兼ねて社員の士気を高めるためにもなるべくなら宿泊型の研修をオススメします。職場から離れたリゾート地にも大人数が参加できる研修施設を備えたホテルがありますので、ぜひ企業研修をお考えの際には利用を考えてください。また、主催を担当する社員の方もゆとりを持って企業研修プランに取り組みましょう。

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